Souvisí docházkový systém s produktivitou?

Souvisí docházkový systém s produktivitou?

Z údajů Eurostatu vyplývá, že Češi za hodinu vyrobí něco přes sedmdesát procent toho, co za stejnou dobu zvládne průměrný zaměstnanec v Evropské unii. Mezi členskými státy Evropské unie je tak produktivita českého zaměstnance desátá nejnižší, předběhli nás dokonce i tolik kritizovaní Řekové.

Podle odborníků stojí za nízkou produktivitou především prostoje, zbytečná administrativa, nefunkční systémy a prakticky nulové inovace. Za poslední rok jsem navštívil několik výrobních závodů a společností. Důvody byly různé, od analýz skladových procesů přes zavádění pokročilých logistických metod a modelů do výrobního procesu až po testování nejmodernějších RFID technologií ve výrobní praxi. Co mě ovšem ve všech případech zarazilo, byla velmi malá znalost využitelnosti elektronické identifikace zaměstnanců.

Hned na začátek je nutno předestřít, že naštěstí již v žádné z navštívených společností jsem nenarazil na dnes již archaické papírové „píchačky“. Všechny firmy měly více či méně sofistikované elektronické docházkové systémy (EDS) postavené na bezkontaktní technologii. Většinou se jednalo o plastové identifikační karty MIFARE® Classic pracující s HF frekvencemi 13.56 MHz nebo se stejnou technologií pracující klíčenky. V několika případech byly použity pokročilejší technologie s identifikačními kartami MIFARE® DESFire, ale vždy pouze s identifikačním číslem zaměstnance. Naprosto nepochopitelně nebylo využito široké spektrum možností ani enormní čtyřkilobytová paměťová kapacita, které tato moderní technologie přináší. A všude byly umístěny docházkové terminály pouze na vstupním místě do závody, laicky řečeno na vrátnici.

EDS

Elektronický docházkový systém je komplexní soubor funkcionalit, které dokonale evidují příchody a odchody, ale též pohyb zaměstnanců. Jeho primární funkcí je poskytnutí přesných a kvalitních podkladů pro mzdové účetnictví a efektivní řízení firmy. Díky takovýmto systémům bylo možno provést výzkum, který prokázal skutečnost, že průměrný součet pozdních příchodů, přestávek na kávu či cigaretu, prodlužování přestávek na oběd, nepřiměřeně dlouhé pochůzky do skladů pro nářadí a pomůcky, případně předčasných odchodů z pracoviště dělá ve středně velké firmě až 20 hodin měsíčně na jednoho zaměstnance. U firem, které mají docházkové terminály pouze na vrátnici a tyto vnitřní prostoje nesledují, se tak jedná o pravděpodobně nezamýšlený zaměstnanecký benefit až pěti týdnů placené „dovolené“.

Přitom inovace v tomto případě je velmi snadná, relativně rychlá a není nikterak extrémně drahá. Možností řešení je několik, ve finále se téměř vždy redukují na dvě.

  1. Řešení vyžadující přímou spoluúčast zaměstnanců
  2. Plně automatické bezkontaktní řešení

HF technologie

V prvním případě se postupuje tak, že se stávající elektronický docházkový systém doplní o tzv. kontrolní body (za předpokladu, že to současný EDS umožňuje). První fáze implementace je rozmístění kontrolních bodů. Z hlediska časového a nutnosti následných oprav a přemístění je více než vhodné ponechat na odbornících jejich množství a konkrétní umístění. Mají většinou bohaté zkušenosti a znalosti jak s počítačovými sítěmi, tak třeba se zásadami ergonomie. V druhé fázi se vyškolí zaměstnanci v používání tohoto systému. Vycházíme-li z předchozích zkušeností, je používání Check-In/Check-Out systému snadno pochopitelné a jeho zvládnutí je otázka několika minut. V řádu několika dnů až týdnů, než se minimalizuje zapomínání, se používání stane rutinou. Poté následuje třetí fáze, která je časově a organizačně nejvíce náročná. Jakmile zaměstnanci zvládnou používání kontrolní identifikace, začnou vymýšlet, jak systém „obejít“. V této fázi je potřeba nastavit efektivní metody kontroly a způsoby řešení vzniklých anomálií. Výjimečně se v této fázi doplňují ještě další kontrolní body.

UHF technologie

Ve druhém případě se jedná o implementaci automatických kontrolních bran. Systém již nepoužívá HF technologie, ale přechází na vyšší úroveň frekvenčního pásma UHF v rozsahu 860 – 960 MHz. Jeho výhoda je ve čtecí vzdálenosti až 5 metrů při rychlostech do 100 km/h, což umožňuje kontrolu pohybu nejen pěších, ale též motorizovaných zaměstnanců (VZV, retracky, atp.) bez nutnosti jejich zastavování a fyzického „čekování“. I v tomto případě se v první fázi rozmístí kontrolní RFID brány. Zde se již bez pomoci odborníků obejít nedá, protože se vhodné umístění musí proměřit, aby nedocházelo k rušení signálu atp. Tato fáze je delší než v prvním případě, v praxi se jedná o několik týdnů. Avšak odpadá druhá fáze, neboť se redukuje na oznámení zaměstnancům, že jejich identifikační karta musí být nošena viditelně, ideálně připevněná na klopě, kapse montérek atd. Zavedení do ostrého provozu je tak otázka hodin. Třetí fáze je stejná jako v prvním případě, jen bývá o něco kratší.

RTLS

Nejvyšší úrovní automatizace pro sledování pohybu všech zdrojů uvnitř podniku, tedy nejen těch lidských, je RTLS – Real Time Location System, systém lokalizace identifikovaného objektu v reálném čase. Jedná se o nejmodernější metodu monitoringu, která v sobě integruje jak sledování pohybu zaměstnanců, tak nástrojů nebo nářadí, ale i dopravních prostředků či surovin pro výrobu. Toto řešení je pro implementaci časově i finančně nejnáročnější, ale přináší nejvyšší stupeň automatizace a s tím největší přínosy pro firmu. Ale to je na samostatný článek, o tom někdy příště.